上手く伝えられない人は「結論から話す」ことを意識してみよう

こんにちは、まーぴよです。
会社員として働きつつ、自分の価値でお金を稼ぐ“副業”で収益を上げています。

今回は「上司にうまく説明できない」という人に向けて、情報を発信していきます。

と悩んだことはないですか？

金融会社で働いている私は、打ち合わせや報告・相談等で自分の意見を発する機会が多くあります。

新入社員の頃、伝えたいことを上手く伝えられず、この時間が本当に苦手でした。

（できれば文章で報告したい•••）

今でも苦手ですが、少しでも早くこの時間が終わらせられるように、苦手なりに工夫していることがあるので、その内容をお伝えしていきたいと思います。

上手く伝えられない人は上手く話そうと意識しすぎ

相手に説明をするとき、できれば上手く伝えたいですよね？

それは誰もが思うことだと思います。

しかし上手く伝えなきゃと思えば思うほど空回りしてしまい、自分でも何を説明しているのか分からなくなることも•••

相手の質問は何か？を自分の中で咀嚼した上で、もっとシンプルに説明することを意識するといいでしょう。

上手く伝えられない人は事前準備が足りない

まず何を説明するにしても、自分自身が一番理解できていないといけません。

「質問されたらどうしよう•••」って思いながら説明をしていると、だいたい質問されてしまい、あたふたすることになります。

説明する立場であれば、説明する内容を誰よりも理解しておきましょう。

どんなに準備をしていたとしても、時には想定していない質問が飛んでくることもありますよね。

ここで「えーっと、あのー•••」と曖昧な説明をしてしまうと、出口の見えない迷路に迷い込んでしまいます。

このような時は潔く「確認して改めてご報告します！」で問題なし！

私はこの回答をして怒られたことはありません。もちろんしっかりと調べて後から報告していますよ。

上手く伝えられない人は話す順番を見直そう

ここからは上手く伝えられない人は「起承転結」で話しているケースが多いです。

例えば、「A社の進捗状況は？」という質問に対して、
ウンチクを混ぜながら、これまでの経緯から話し始める人いないですか？

このパターンの人はだいたい話が脱線して、長い時間聞いたけど、なんの話だったけ？ってなります。

プライベートで「彼氏との出会い」を説明するには、起承転結で話を進めると盛り上がりますが、ビジネスには向いていません。

ビジネスでは相手が求めていることは何かを第一に考え、その答えから説明することが求められます。

上手く伝えるためのコツは「結論」から

上手く伝えられないと悩んでいる人は「結論から話す」ことを意識してみるといいでしょう。

先程の「A社の進捗状況は？」という質問があったとします。

その場合、

が簡潔で分かりやすい回答になります。

質問に対する結論を先に述べ、その後に根拠となる理由や経緯を説明することで、シンプルに伝えることができます。

経緯や理由を先に述べ、結論を最後に持ってくると、話している途中でゴールを見失いがちです。

自分自身がゴールを見失わないように、頭の整理をするためにも先に結論を述べましょう。

会議やプレゼンでも有効な手法

限られた時間での会議やプレゼンをする場合、始めに結論を述べておくことが重要です。

このように冒頭に説明しておくことで、参加者の認識を一致させることが可能になります。

趣旨が明確になっていないまま始まる会議や打ち合わせは時間の無駄です。

有益な時間になるかどうかは、冒頭の3分で決まると言っても過言ではないでしょう。

まとめ　相手に説明をする時は結論から話すことを意識しよう

• 上手く話そうと意識しすぎ
• 説明するための事前準備が足りていない
• 答えられない質問があった時は「改めて報告します！」と潔く回答
• 「起承転結」はビジネスには向いていない
• 結論→根拠の順で説明すると伝わりやすい
• 会議やプレゼンでもゴールを明確にしておくことが重要

今の部署に異動してから、経営層との協議や報告での会議の機会が増えました。

経営層は特に、会議時間が限られているので要点をまとめて伝える必要があります。

そのためには結論・趣旨を冒頭に伝え、回り道をせずに直線でゴールに向かって根拠を説明することを意識しています。

「上手く伝える」というスキルは1日で身につくものではなく、反復練習が必要です。

ちょっとした意識の違いで、今まで苦痛だった時間を克服できる可能性があるので、諦めないで！

ぜひ、「結論→根拠」の説明方法を取り入れてみてください。